Vroeger kregen jongens van mijn generatie zo rond hun achttiende een oproep voor het vervullen van de militaire dienstplicht. Je kan er van alles van vinden, en dat vond ik er toen ook van, maar met terugwerkende kracht moet ik toegeven dat het een zeer leerzame voorbereiding was op mijn verdere loopbaan. Wellicht vraag je je af wat dit te maken heeft met winstlekkages en het oplossen van problemen met jouw bedrijfsvoering.

Een militair krijgt namelijk een opdracht die uitgevoerd moet worden binnen een bepaalde tijd. Net zoals een project- of serviceorganisatie. Steeds zie ik bij deze klanten dat stilstand en klussen die langer duren dan gebudgetteerd een aanzienlijke bron van winstlekkage zijn, met verstrekkende gevolgen. Projecten lopen uit, de werkdruk loopt op, de klanttevredenheid krijgt een deuk en rendementen staan onder druk. Heel vervelend, zeker in deze tijden waarbij er toch al met een krappe capaciteit moet worden gewerkt.

De oorzaak zoeken
Het is dan ook heel boeiend om de oorzaak van de stilstand en uitloop op de planning te achterhalen. Wat ik veel tegenkom is dat een monteur op de werkplek wordt geconfronteerd met een andere situatie dan opgegeven in de opdracht of dat de bereikbaarheid ter plaatse erg slecht is. Iets stoms als een parkeerplek die 500 meter van de werkplek is, kan al een behoorlijke vertraging opleveren. Bovendien komt het regelmatig voor dat de monteur niet de juiste onderdelen of onvoldoende verwerkingsmateriaal bij zich heeft. De ene keer door onvoldoende eigen verantwoordelijkheid, de andere keer doordat kennis en/of informatie ontbreekt waardoor ter plaatse zaken moeten worden veranderd.

Wat ik veel tegenkom is dat een monteur op de werkplek wordt geconfronteerd met een andere situatie dan opgegeven in de opdracht of dat de bereikbaarheid ter plaatse erg slecht is

Regelmatig ontstaat er eerst een discussie met de opdrachtgever over onduidelijkheden in afspraken die zomaar twintig minuten kunnen duren. In diverse branches zien we dat er een cultuur heerst van ‘Zo is het nu eenmaal. Ieder project is uniek dus daar moeten wij mee dealen.’ Ieder project is inderdaad uniek, maar dat je ermee moet dealen is zeker niet waar. Het kan beter, wat onze militairen al veel eerder hebben bedacht.

Snel opdrachten verwerken
Een commandant krijgt op korte termijn een opdracht, die hij snel moet verwerken en moet omzetten in bevelen aan zijn troepen. Iedere opdracht is uniek en steeds weer in andere en onbekende, vaak zeer hectische, situaties (de bommen vliegen je letterlijk om je oren). Het gaat in dit geval echt om leven en dood en dus hebben onze defensiespecialisten goed nagedacht over wat je moet doen om een dergelijke opdracht zo goed mogelijk uit te voeren.

Ik heb mijn bevelsuitgifte instructie van toen er weer bij gepakt en constateerde dat deze verrassend goed is toe te passen op de dagelijkse praktijk van een project- en serviceonderneming. Het gaat erom dat de opdracht voor de monteur zo duidelijk en compleet mogelijk wordt doorgegeven. De kracht zit in het hanteren van een vaste en vooraf getrainde methodiek die je altijd toepast, ook als de druk zeer hoog is.

De kracht zit in het hanteren van een vaste en vooraf getrainde methodiek die je altijd toepast, ook als de druk zeer hoog is.

Acht stappen voor een goede opdrachtuitgifte
De stappen voor een goede opdrachtuitgifte zijn als volgt (vrij vertaald naar het model van defensie):

1. Analyseer de opdracht:

  • Welke rol hebben wij in het totale project?
  • Welke taken moeten we uitvoeren?
  • Hoeveel tijd is er voor uitgetrokken?

2. Regel, indien nodig, benodigde ondersteuning van derden of de opdrachtgever en leg daarbij goed vast wie waarvoor (eind)verantwoordelijk is

3. Geef alvast aan dat de klus eraan zit te komen en geef beperkte basisinformatie – wat, waar en wanneer

4. Beoordeel de toestand:

  • Hoe ziet de werkomgeving eruit en zijn er obstakels en hindernissen? Hoe bereikbaar is de werkplek, nu en als we aan de slag gaan?
  • Welke apparaten en installaties zijn aanwezig?
  • Zijn er andere storende factoren, zoals andere mensen aan het werk, een veeleisende opdrachtgever, taalproblemen etc.?
  • Bepaal wat je allemaal nodig hebt om de klus veilig en volgens opdracht uit te voeren: gereedschap, onderdelen, handleidingen, materiaal en ondersteuning.

5. Bepaal of het nodig is om de situatie ter plekke te (laten) inspecteren. Vooraf, tijdens en/of achteraf.

6. Regel de inspectie indien noodzakelijk

7. Met alle verzamelde gegevens kan je nu de opdracht geven of zelf starten met de klus. Vergeet niet aan te geven wat het gewenste eindresultaat is. Alleen het uitvoeren van één of meer taken is (meestal) onvoldoende. Wanneer is het goed?

8. Houd toezicht en stuur bij indien nodig

Voorkom verrassingen
Dit lijkt misschien omslachtig, maar in de praktijk zal dit niet zo zijn. Wanneer je hiervan een checklist maakt en het inderdaad een routineklus is, ben je er de volgende keer zo mee klaar. De angel is echter juist dat de meeste zogenaamde routineklussen achteraf helemaal geen routine blijken te zijn. Met deze methodiek zal je veel verrassingen voorkomen en kun je voorbereid aan je klus of project beginnen.

Het resultaat van deze methodiek is veel minder stilstand op de werkplek en meer projecten binnen tijd en budget opgeleverd, minder werkdruk en meer rendement. Allemaal met dank aan onze militairen.

Kan jij jouw bedrijfsvoering optimaliseren?
Herken jij je in bovenstaand verhaal? Wellicht kunnen deze en meer deelgebieden in jouw organisatie geoptimaliseerd worden. Ben je benieuwd of dat het geval is? Doe dan onze gratis winstlekkagequiz voor meer inzicht!

Doe de winstlekkage quiz