Veel MKB-ondernemers doen niet aan tijdregistratie. Als je vraagt naar de reden waarom, dan komt het doordat het vaak wordt gezien als iets dat vooral tijd kost en weinig oplevert. De ervaring wijst echter juist het tegendeel uit: tijdregistratie geeft namelijk inzicht in ieders tijdbesteding. Alleen al door ermee bezig te zijn, zie je dat medewerkers zich meer bewust zijn van hun activiteiten op een dag. Mensen gaan effectiever werken en houden zich meer aan de planning. En dat betekent dat ook de financiële resultaten direct verbeteren.

Je werktijden niet bijhouden is eigenlijk heel vreemd, omdat we doorgaans wel voor tijd betalen: van uurloon tot een bepaald loon per maand of per vier weken. Zeker in het geval van uurloon is het belangrijk om te weten hoe lang iemand gewerkt heeft, maar ook in andere situaties wil je weten of iemand werkt voor de tijd waarvoor hij/zij betaald wordt. Ook in offertes zien we vaak een aspect van tijd terug. Achteraf zou je dan juist willen weten of de gecalculeerde tijd voor deze opdracht klopte. En wellicht wil ook de betreffende klant een verantwoording achteraf.

Je werktijden niet bijhouden is eigenlijk heel vreemd, omdat we doorgaans wel voor tijd betalen.

Introduceer tijdregistratie in jouw organisatie
Je tijd registreren biedt dus een aantal voordelen. Als je nog niet aan tijdregistratie doet, hoe kan je dit dan toch op een zinvolle manier introduceren en beheren in jouw organisatie? Hier zijn zes belangrijke stappen om te zetten.

1. Licht het gebruik toe
Leg aan iedereen uit waarom de tijdregistratie er komt en wat je van hen verwacht. Vaak is er onterecht angst dat het vooral gaat om het controleren, terwijl het doel een verbetering voor iedereen is. Als een taak niet binnen de gecalculeerde tijd afgerond wordt, kan dit twee oorzaken hebben: de gecalculeerde tijd was niet goed of er is te snel of te langzaam gewerkt. Door de afwijking inzichtelijk te krijgen, kun je vervolgens naar oorzaken en oplossingen zoeken.

Vaak is er onterecht angst dat het vooral gaat om het controleren, terwijl het doel een verbetering voor iedereen is.

2. Stel vast wat je registreert
Stel vooraf vast welke uren je in welk detail wil vastleggen. Begin daarbij niet te gedetailleerd, want later kun je altijd verfijnen. Stel dat een medewerker vijf leveringen doet bij evenzoveel klanten en 2,5 uur in de regio onderweg is. Simpelweg is de tijdsbesteding per klant een halfuur geweest. Dat geeft een redelijk inzicht in de gemiddelde tijdsbesteding per klant. Op den duur wil je misschien heel specifiek weten hoeveel tijd elke rit afzonderlijk in beslag nam.

3. Selecteer een tijdregistratieprogramma
Er zijn diverse programma's om de tijd in te registreren. Deze programma's bieden soms ook extra functionaliteit die handig is. Een voorbeeld hiervan is de planningoptie, waardoor de tijd en moeite om tijden te registreren minimaal is. Steeds meer systemen hebben een app voor de tablet of smartphone, waardoor je medewerkers meteen de uren kunnen invoeren en zelfs apps als een soort van stopwatch kunnen laten lopen wanneer ze aan een opdracht werken. Die investering zou wel eens op kunnen wegen tegen het op papier bijhouden en verwerken van tijdregistratie.

4. Maak een planning
Door een planning te maken met een bepaalde tijd voor een taak, wordt direct inzichtelijk hoeveel tijd waaraan wordt besteed. Hier vindt vervolgens een schifting plaats: moet je dit wel of niet doen? Moet je hier wel zoveel tijd aan besteden? Als je de kostprijs van je eigen medewerkers weet (en zij ook), wordt nog duidelijker wie welke werkzaamheden wel of niet moet doen. Zo wordt het ook duidelijk dat het soms toch (veel) goedkoper is om iemand in te huren dan om het zelf te doen. 

5. Houd het praktisch
Je hoeft niet elke seconde per gehaalde kop koffie te laten registreren. Zeker voor werkzaamheden die tegelijk voor meerdere klanten of producten worden uitgevoerd is het werken met gemiddelden wellicht praktischer dan een exacte registratie. Een medewerker die afwisselend gedurende 8 uur voor twee klanten werkt, kan je per uur bij laten houden hoeveel tijd aan elke klant besteed is, maar praktischer is het om bijvoorbeeld de omzetverhouding van die werkzaamheden te nemen en op basis daarvan de gewerkte tijd aan deze opdrachten of klanten toe te rekenen.

6. Rapporteer, analyseer en verbeter
In het begin zal je vaker, bijvoorbeeld dagelijks of per week, beoordelen of er goed wordt geregistreerd. Indien nodig kun je daar direct op bijsturen, want zonder een redelijke registratie kun je niets zinnigs over de uitkomsten zeggen. Als er goed wordt geregistreerd, en dat hoeft geen 100 procent van de tijd te zijn, dan kun je analyseren en verbeteren. Doe dit in overleg met je medewerkers om blijvende verbeteringen te verkrijgen. Het rapporteren over de uitkomsten van de tijdregistratie maakt dat medewerkers hieraan goed blijven meewerken.

Door de rapportages met medewerkers te analyseren, ontstaat veel meer betrokkenheid om de juiste oorzaak en oplossing voor de afwijkingen te bepalen. Daarnaast stimuleert dit het eerder bedoelde inzicht. Je laat daarmee zien dat het juist gaat om het achterhalen van de oorzaken van afwijkingen. Komt het doordat we te strak gecalculeerd hebben of komt het doordat we niet goed gewerkt hebben? Hoe kunnen we dan zorgen dat we voortaan wel de juiste benodigde tijd begroten en er volgens de gestelde tijd gewerkt wordt?

Door de rapportages met medewerkers te analyseren, ontstaat veel meer betrokkenheid om de juiste oorzaak en oplossing voor de afwijkingen te bepalen.

Bepaal jouw kostprijs

Wil je meer weten over het belang van urenregistratie? Lees dan ons gratis e-book 'Hoe bepaal je jouw kostprijs?' waarin naast kostprijsberekening en nacalculatie ook aandacht besteed wordt aan urenregistratie.

Download de whitepaper