Veel ondernemers hebben een fluctuerende omzet. Als je werkt met zzp’ers, dan kun je eenvoudig opschalen als je meer mankracht nodig hebt, en afschalen wanneer dat niet meer nodig is. Als je een sterk team van vaste medewerkers hebt, dan kan het voorkomen dat er een rustigere tijd aanbreekt. Medewerkers ontslaan is geen optie, want goed gekwalificeerd personeel heb je later weer nodig. Dit betekent echter ook dat er een periode kan aanbreken waarin het erg druk is en er overgewerkt moet worden. Wat is dan de beste aanpak?

Ontwikkel een beleid

Hoe je om moet gaan met de overuren van je medewerkers is iets waar veel ondernemers mee worstelen. Als ondernemer ben je immers verantwoordelijk voor de personele bezetting en het in de hand houden van de bedrijfskosten. Ontwikkel daarom een duidelijk beleid waarin je duidelijk maakt wat je doet om te voorkomen dat er overuren worden gemaakt, maar ook wat er gebeurt op het moment dat een medewerker toch overuren moet maken. Bij het ontwikkelen van dit beleid kun je gebruikmaken van de volgende tips:

1. Voer niet met te veel mensen een opdracht uit

De productiviteit van je bedrijf daalt aanzienlijk als je medewerkers met te veel mensen een opdracht mogen uitvoeren. En als de productiviteit eenmaal gedaald is, wordt het erg lastig om deze weer op te schroeven. Bij een te lage productiviteit kom je al snel capaciteit tekort in drukkere tijden, waardoor medewerkers overuren gaan maken. Zorg er daarom voor dat je medewerkers hun tijd zo productief mogelijk besteden door de opdrachten te verdelen.

2. Ontwikkel een beleid voor piekmomenten en minder drukke perioden

Wat verwacht je van je medewerkers in de drukke momenten waarin er overgewerkt moet worden en in de rustigere momenten waarop de medewerkers misschien zelfs tijd over hebben? Bedenk dat jij de belangrijkste beslisser bent in dit te voeren beleid. Let hierbij wel op wat er eventueel in de cao geregeld is.

Bedenk dat jij de belangrijkste beslisser bent in het te voeren beleid.

3. Bepaal hoeveel uur gespaard en uitbetaald kan worden

Laat in dit beleid ook naar voren komen hoeveel uur medewerkers kunnen laten uitbetalen door over te werken en hoeveel uur later als vrije tijd dient te worden opgenomen.

4. Betaal overuren niet willekeurig uit

Dit hangt samen met de vorige tip: geef geen vrijbrief voor het willekeurig uit laten betalen van overuren, want dit verhoogt de loonkosten aanzienlijk. Bedenk daarom vooraf wanneer overuren uitbetaald gaan worden om te voorkomen dat medewerkers lukraak hun overuren gaan declareren.

Geef geen vrijbrief voor het willekeurig uit laten betalen van overuren, want dit verhoogt de loonkosten aanzienlijk.

5. Laat overuren in een rustige periode opnemen

Als een rustige periode aanbreekt, kun je je medewerkers actief benaderen om overuren te laten opnemen. Zo voorkom je bovendien dat je te veel capaciteit hebt in zulke perioden. Dit moet onderdeel zijn van je beleid en medewerkers moeten dit logisch vinden.

6. Stem het beleid af met je medewerkers
Zodra je het beleid hebt bepaald, is het zaak om dit op een duidelijke manier af te stemmen met je medewerkers. Geef hen hierbij ook het gevoel dat zij gehoord worden en pas eventueel nog wat laatste zaken aan. Hierna weet iedereen wanneer zij wel of geen vergoeding kunnen verwachten voor overuren.

Natuurlijk blijft het altijd lastig om tijdens piekmomenten voldoende mensen te hebben om de drukte op te vangen. Maar door vooraf een goed beleid te ontwikkelen, weten je medewerkers precies waar zij aan toe zijn en wat zij kunnen verwachten. 

Kan jij meer besparen?

Het uitbetalen van overuren kan ervoor zorgen dat er ongemerkt winst wegvloeit uit je onderneming. Bovendien kan een verminderde productiviteit ervoor zorgen dat er überhaupt overuren moeten worden gemaakt. Wil je weten of dit ook in jouw onderneming het geval is? Doe dan onze gratis winstlekkagequiz!

Doe de winstlekkage quiz