Als je meer uit je bedrijf wilt halen, heb je ook ICT-oplossingen nodig. Vraagt dat in jouw bedrijf ook om een expert die je kan behoeden voor hogere kosten, falende implementaties en niet behaalde deadlines? Heb je een ICT-project in de steigers staan? Dan volgen hier 5 tips om van ICT als last, een lust te maken.

  1. Integreer je ICT-project in je grotere doel

Wanneer een ICT-project los staat van de processen in jouw bedrijf, is het lastiger om succes te realiseren. Wanneer jij met jouw team bijvoorbeeld aan een nieuwe website werkt, zonder dat dit onderdeel is van een totaal marketingplan, is het moeilijk om optimale efficiëntie en effectiviteit te garanderen.  

Belangrijke vragen die je jezelf daarom vooraf moet stellen:

  • Wat is jouw aanleiding om een ICT-project te starten?
  • Maakt het onderdeel uit van een groter doel/plan van jouw bedrijf?
  • Wat moet er gebeuren binnen jouw bedrijf (en daarbuiten) om dit project het gewenste succes te laten hebben?
  1. Houd het overzichtelijk

Je hebt niet alles in de hand. Houd daarom rekening met eventuele veranderingen gedurende de looptijd. Dat kunnen invloeden van buitenaf zijn, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, maar ook voortschrijdend inzicht binnen het bedrijf.

Deel de projecten op en/of maak de te realiseren doelen niet te groot. Daardoor is de looptijd korter, de kans op tussentijdse veranderingen kleiner en de kans dat een (deel)project succesvol is groter. Bovendien is er dan eerder ruimte om na de eerste oplevering aanvullende wensen en eisen in te willigen.

Deelname creëert draagvlak.

  1. Werk samen met betrokkenen

Welke partijen krijgen met de veranderingen te maken? Klanten, leveranciers of medewerkers? Inventariseer verwachtingen in een vroeg stadium en betrek ze bij het hele proces. Laat ze meedenken over en meewerken aan je ICT-project.

De praktische haalbaarheid zal hierdoor worden vergroot en de acceptatie zal soepeler verlopen. Puur de knop van het nieuwe systeem omzetten, geeft alleen het gewenste effect wanneer betrokkenen aan de keuze of ontwikkeling en implementatie meegewerkt hebben. Deelname creëert draagvlak, waardoor het systeem sneller en beter gebruikt gaat worden met sneller resultaat.

  1. Haal relevante kennis in huis

Ontwikkelingen in de ICT-wereld gaan snel. Als je er niet dagelijks mee bezig bent, is het logisch dat je niet op de hoogte bent van alle oplossingen. Betrek er daarom een externe deskundige bij, die objectieve informatie kan leveren over de (on)mogelijkheden.

Het gaat vaak om maatwerk, ook al neem je een ‘standaard’-systeem af.

Vergelijk bovendien voorstellen van meerdere leveranciers en ga in zee met een leverancier die jouw vraag goed begrijpt en er ervaring mee heeft. Het gaat vaak om maatwerk, ook al neem je een ‘standaard’-systeem af. Eerder opgedane ervaring van de leverancier heeft meestal een gunstig effect op prijs, kwaliteit en levertijd.

  1. Anticipeer op onverwachte kosten

Het is belangrijk om voor de start van een ICT-project een duidelijke kosten-batenanalyse en risicoanalyse te maken. Kijk bij kosten niet alleen naar de directe projectkosten, maar ook naar kosten voor training, aanschaf van middelen en het onderhoud.

Wat kost het als we niets doen?

Denk ook aan kosten voor verdere softwareontwikkeling en updates, back-ups, vervanging van computers, scanners of voor ondersteuning als er zich problemen voordoen. Interessant is ook het antwoord op de vraag ‘Wat kost het als we niets doen?’.

Maak ICT tot een lust

Het is belangrijk om uit te zoeken op welke manier de voordelen gerealiseerd kunnen worden en wie verantwoordelijk is voor het realiseren hiervan wanneer het ICT-project is afgerond.

Door dit tijdig af te wegen, neem je weloverwogen de beslissing om van ICT een lust voor jouw bedrijf te maken, of je nu de bedrijfskosten wilt reduceren door efficiënter te werken of de omzet wilt vergroten door meer klanten te bedienen.

Wil je meer weten over hoe je meer uit je eigen bedrijf kunt halen? Lees dan het e-book 'Mooier dan de hoofdprijs' met daarin 10 tips om het maximale uit je bedrijf te halen.

Download de whitepaper