Er zijn nog altijd ouderwetse ondernemers die denken dat je mensen en machines voor 100 procent in moet plannen om er het meeste geld aan te verdienen. Waarom dit niet werkt? Werkzaamheden verlopen nooit volgens plan.

In deze blog behandel ik 3 veelvoorkomende vergissingen.

Vergissing 1: Mensen zijn machines

Bij het maken van een planning ga je ervan uit dat iedereen beschikbaar en volledig inzetbaar is. Gebaseerd op normtijden wordt vastgesteld hoe lang de werkzaamheden gaan duren. Op basis van deze tijd wordt een strakke planning gemaakt. Het werk wordt verdeeld over de mensen en machines.

Dan blijkt dat Jan er wel is, maar dat hij zijn hand heeft gekneusd. Klaas wil graag wat eerder naar huis, want hij heeft een ziek kind. Truus moet onverwachts voor haar ouders zorgen. Mensen zijn geen machines.

Vergissing 2: Machines zijn perfect

Dan blijkt dat een machine niet de verwachtte capaciteit levert of zelfs uitvalt. Jouw mensen willen graag doorwerken, maar ze worden hierdoor beperkt. Paniek in de tent, het plan valt in duigen. Een plan waar zo hard aan was gewerkt.

Een ander voorbeeld: voor het maken van jouw producten is één machine beschikbaar. Dan blijkt dat één op de tien producten niet goed is en wordt afgekeurd. Of, nog erger, het product is al bewerkt in de volgende stap, waardoor je nog meer capaciteit verliest. De machine was voor 100 procent volgepland, wat nu?

Paniek in de tent, het plan valt in duigen. Een plan waar zo hard aan was gewerkt.

Gelukkig heb je een gemotiveerd team dat een weekend door wil werken om het probleem op te lossen. Maar hoe lang voordat mensen beginnen te moren? Net als mensen, zijn machines ook niet perfect.

Vergissing 3: Externe afhankelijkheden bestaan niet

Het was een hele puzzel om alle projecten in te plannen, maar met passen en meten is het gelukt. Op zich een mooie prestatie van de planner. Maar wat nu als het regent en er niet kan worden gemetseld? Of de opdrachtgever maakt dezelfde fout door zijn mensen 100 procent vol te plannen. Jij moet je planning maar aanpassen, vindt hij.

Is de variatie groot, dan gaat dit ten koste van de beschikbare bedrijfsmiddelen.

En hoe vaak komt het niet voor dat er tijdens de uitvoering van werkzaamheden nieuwe taken bijkomen. Bijvoorbeeld een extra stopcontact: gaan we deze opnieuw inplannen of heeft de monteur ruimte om het uit te voeren?

De oplossing: houd rekening met variatie

In de praktijk zijn er veel redenen die de capaciteitsplanning in de war sturen. We noemen dit variatie. Is de variatie groot dan gaat dit ten koste van de beschikbare bedrijfsmiddelen. De doorlooptijd van het maken van een product zal sterk toenemen bij een toenemende bezetting.

'Ja maar dat kost geld!', hoor ik sommigen al denken. 

In praktijk betekent het dat je maar een deel van je beschikbare capaciteit kan inplannen, afhankelijk van de hoogte van de variatie. In veel gevallen wordt 80 procent als de maximale grens gezien.

'Ja maar dat kost geld!', hoor ik sommigen al denken. Zoals hierboven betoogd, kan ik verzekeren dat het stelselmatig sturen op 100 procent bezetting veel meer geld kost.

Wij publiceren regelmatig e-books en whitepapers over diverse onderwerpen die relevant zijn voor jou als mkb-ondernemer. Benieuwd? Kijk dan op onze Downloads & Resources-pagina. Wil je meer weten over capaciteitsplanning, maak dan een afspraak met een van onze adviseurs.