Files ontstaan doordat er (te) veel auto’s toegelaten worden tot een autoweg. De oorzaak is meestal een kleine verstoring, een wegversmalling of een auto met pech: een kleine oorzaak met een groot gevolg. Dat is ook wat er kan gebeuren met jouw werkzaamheden. Het gaat goed met de economie, en daardoor neem je wellicht (te) veel werk aan en laat je al dit werk toe op jouw 'autoweg’. Met als gevolg dat de voortgang van het werk stagneert en er per saldo minder werk wordt afgerond. Als er dan tot overmaat van ramp ook nog een klus met spoed af moet (een ambulance die zich door een file wringt) dan staat de hele boel stil.

Het gaat goed met de economie, en daardoor neem je wellicht (te) veel werk aan en laat je al dit werk toe op jouw ‘autoweg’.

Continue brandjes blussen

Op deze manier komt jouw bedrijf in een negatieve spiraal, waar je alleen door continue brandjes te blussen, met veel extra coördinatie (lees: geld en overwerk), nog enige voortgang kan boeken. Veel bedrijven hebben op dit moment min of meer te maken met deze situatie. De omzet neemt wel toe maar de winst groeit niet mee. Een belangrijke indicatie dat het niet goed gaat.

Zo vermijd je files

Maar hoe nu anders? Kern van het verhaal is dat je (en natuurlijk ook jouw mensen) inziet dat de doorlooptijd van projecten snel toeneemt als je meer werk op je 'weg’ toelaat en dat afhankelijk van de breedte van die weg, of het aantal hindernissen je meer of minder werk kan toelaten. De doorlooptijd van een project wordt in de praktijk voor een groot deel bepaald door de tijd dat een product staat te wachten op de volgende bewerking of actie. Heb je zulke processen naadloos ingeregeld, dan wordt de wachttijd korter en kun je een project sneller afronden. In praktijk betekent het dat je maar een deel van je beschikbare capaciteit kan inplannen, in veel gevallen wordt 80% als de maximale grens gezien.

Als 80% de maximale grens van bezetting is, betekent dit niet dat medewerkers 20% van hun tijd zitten te klaverjassen.

Ruimte voor onvoorziene omstandigheden

Als 80% de maximale grens van bezetting is, betekent dit niet dat medewerkers 20% van hun tijd zitten te klaverjassen, maar dat ze die tijd gebruiken om 'hindernissen’ te omzeilen, oftewel: de variatie in bewerkingstijd of aankomsttijd van het product. Wil jij ook dat jouw medewerkers zelfregelend zijn en verantwoordelijkheid nemen? Door je medewerkers flexibiliteit te gunnen voor onvoorziene omstandigheden, ontstaat hiervoor ruimte. Met als bijkomend voordeel dat de motivatie toeneemt, kwaliteit bevordert en uiteindelijk de leveringsbetrouwbaarheid verhoogt. De 'weg’ wordt als ware steeds een stukje rechter met als resultaat dat de doorlooptijd per project afneemt.

Hoe snel ga jij van project van A naar B?

Om te zien of je als onderneming goede stappen aan het maken bent, is het volgen van de doorlooptijd de belangrijkste kritische prestatie indicator. Korte doorlooptijd leidt per definitie ook tot lagere kosten en - misschien in deze tijd nog wel belangrijker - personeel dat voor je wil blijven werken en plezier heeft in wat het doet, omdat jouw personeel afspraken kan nakomen en niet steeds (onvoorzien) moet overwerken.

Lekt er bij jouw bedrijf winst weg? 

Doordat werkzaamheden zo nu en dan in de file komen, lekt er bij jouw bedrijf ongemerkt winst weg. Je bent niet de enige: bij 9 op de 10 bedrijven vloeit er geld weg. Ben je benieuwd op welke vlakken bij jouw bedrijf winst te behalen valt? Thexton Armstrong heeft een onderzoek gedaan naar de meest voorkomende winstlekkages, en dat samengevat in onderstaand rapport. 

Download de whitepaper