Een goed debiteurenbeheer maakt het mogelijk jouw groeiambities te financieren vanuit je cashflow. Hoog tijd om je eigen debiteurenbeheer strak te trekken dus.

Veel bedrijven in Nederland onderschatten het debiteurenbeheer. Wellicht laat het je koud, maar een groot deel van faillissementen heeft slecht debiteurenbeheer als onderliggende oorzaak.

wat doet een debiteurenbeheerder?

De verantwoordelijkheid van een debiteurenbeheerder is het op tijd betaald krijgen van openstaande facturen. Ook zorgt hij voor een juiste afhandeling van disputen, en maakt en onderhoudt hij betalingsregelingen. Kort gezegd, zorgt een debiteurenbeheerder ervoor dat facturen correct en op tijd betaald worden en dat klanten tevreden blijven.

Daarbij komen de volgende taken kijken:

  • Uitstaande rekeningen bijhouden en innen,
  • Telefonische/schriftelijke herinneringen en aanmaningen uitvoeren,
  • Betalingsregelingen treffen,
  • Administratieve werkzaamheden die komen kijken bij het vorderen van betalingen,
  • Betalingsgeschillen oplossen,
  • Contact onderhouden met zowel klanten, debiteuren als derden.

Waar voldoet een debiteurenbeheerder aan?

Om de hierboven genoemde werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, dient een debiteurenbeheerder over een aantal vaardigheden te beschikken. Bijvoorbeeld: niet bang zijn om de telefoon op te pakken en te bellen.

Een debiteurenbeheerder:

  • Beschikt over analytisch vermogen,
  • Bezit uitstekende communicatieve vaardigheden,
  • Heeft overtuigingskracht en weet op klantvriendelijke wijze de debiteur over te halen,
  • Onderneemt actie als klanten hun afspraken niet nakomen,
  • Kent zijn debiteurenportefeuille van binnen en buiten,
  • Weet precies hoe om te gaan met individuele gesprekspartners.

Als je verantwoordelijk bent voor de klantrelatie, kan het lastig zijn het debiteurenbeheer zelf uit te voeren. In dat geval is het de overweging waard je debiteurenbeheer uit te besteden aan een professionele organisatie.

Samen met Straetus, een incassobureau met vestigingen door heel Nederland, geven wij je 5 tips om naar een beter debiteurenbeheer te komen.

Tip 1: Zet de juiste persoon op de juiste plek

Regelmatig wordt het debiteurenbeheer uitgevoerd door een willekeurig persoon. Iemand die op de afdeling Finance werkt en het er even 'naast' doet. Het is belangrijk dat degene die het beheer voert het leuk vindt om te doen.

Tip 2: Pak die telefoon!

Debiteurenbeheer wordt extra leuk als je op tijd betaald krijgt en je bedrijf daardoor een goede cashflow behoudt. Iedereen kan weleens een factuur over het hoofd zien. Eén telefoontje kan er al voor zorgen dat de factuur wordt betaald én dat de relatie met de klant verbetert.

Verloopt de betaaltermijn van de factuur bijna? Pak de telefoon op en bel de klant. Maak van de gelegenheid gebruik door te vragen hoe het met hem of haar gaat. Meld terloops dat er twee weken geleden een factuur is verstuurd: "Hebben jullie die trouwens binnengekregen?" Kan al genoeg zijn om toezegging voor betaling van uw klant te krijgen.

Tip 3: Makkelijk maakt leuk

Als je gebruikmaakt van Straetus hoef je, dankzij hun software, facturen niet meer uit te printen of handmatig op te schrijven welke stappen je uitvoert. Zij maken het makkelijk en overzichtelijk voor je. Mocht de betalingstermijn van de factuur verstreken zijn, dan sturen zij automatisch een vriendelijke herinnering naar jouw debiteur. 

Tip 4: Totale ontzorging

Als je het debiteurenbeheer écht niet leuk vindt en/of de tijd en de mensen er niet voor hebt, dan is er nog een andere oplossing: Straetus neemt het geheel voor je uit handen. Met professionals in huis weten zij hoe ze tegen jouw debiteuren moeten praten. En jij kan met een gerust hart slapen, wetende dat het goed gebeurt.

Tip 5: Nieuwsbrief

Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Straetus voor handige tips. Op regelmatige basis schrijven zij over herkenbare situaties en over nieuws met betrekking tot debiteurenbeheer.  

Thexton Armstrong en Straetus publiceren nog deze zomer een whitepaper vol met tips hoe jij jouw debiteurenbeheer kunt verbeteren. Heb je interesse? Stuur ons bericht per email of hou onze website in de gaten.

Meer informatie over goed debiteurenbeheer en de samenwerking met onze partner Straetus? Kijk op straetus.nl voor een vestiging bij jou in de buurt.

Auteurs: Coen Vleesenbeek en Crijn Janssen (Straetus Nederland)