Een woord dat mijn klanten liever niet gebruiken omdat het zo’n negatieve klank heeft: 'faalkosten'. We noemen het ook wel 'investeringen in de lerende organisatie'. Inderdaad een hele mond vol, dus noem ik liever het beestje bij de naam en houd ik het bij 'faalkosten'. Net als winstlekkage (waar 9 van de 10 ondernemers last van hebben) heb jij, in meerdere of mindere mate, ook vast te maken met faalkosten.

Lekker overgaan tot de orde van de dag

Het is gemakkelijk om fouten maar snel te vergeten en weer door te gaan met de volgende opdracht of order. Want kunnen jouw medewerkers eerlijk en open hun fouten melden? Hebben jullie dan de tijd en aandacht om de oorzaak en oplossing door te nemen? Is die oplossing het zogenaamde spreekwoordelijke dweilen of wordt de kraan dichtgedraaid? Wanneer ik met het team van mijn klant een goed 'faalkosten-proces' realiseer, dan zien we de faalkosten eerst stijgen. Medewerkers krijgen door dat het melden van faalkosten geen onaangename gevolgen heeft en durven deze steeds meer vrijuit te melden. Dat ze stijgen is dus alleen maar in de rapportage en het inzicht, want deze kosten werden ondertussen al (onopgemerkt) gemaakt.

Medewerkers krijgen door dat het melden van faalkosten geen onaangename gevolgen heeft en durven deze steeds meer vrijuit te melden.

Eén overzicht met faalkosten om concreet te bespreken

Maak het jouw team makkelijk om faalkosten te melden. Dat kan eenvoudig via bijvoorbeeld een groot vel bij de koffieautomaat of een specifieke WhatsApp-groep, zodat ook eventuele foto’s meegestuurd kunnen worden. Laat het team alleen een korte melding doen en geef een paar medewerkers de taak om periodiek de oorzaak en oplossing te bepalen. Laat bij 'brand' natuurlijk direct ingrijpen om verdere schade of herhaling te voorkomen. Vervolgens kan dit team de oorzaak en de oplossing aan de andere betrokken medewerkers trainen: hoe herken je de situatie die tot faalkosten kan leiden en hoe kan je de schade beperken of zelfs voorkomen?

Het is niet de schuld van die ene medewerker

Bedenk met elkaar dat het vaak niet aan de medewerker ligt waar de faalkosten zich openbaren. Heeft jouw tekenaar, verkoper, projectleider de rust en ruimte om zijn of haar werk te doen? Is het voor de collega’s duidelijk wanneer ze wel of niet gestoord kunnen worden of hebben ze te maken met een dagelijkse inval van collega’s die allerhande vragen stellen? Ga eens na: zitten er te vaak fouten in de tekening, de offerte of het plan van aanpak? Hebben jij, de collega’s en de betreffende medewerker hier de balen van omdat het steeds tot veel frustratie leidt? Deze zondebok maakt waarschijnlijk deze fouten door onvoldoende focus en daar kunnen jullie als team verandering in brengen. Zo maar een voorbeeld om duidelijk te maken dat je niet altijd één veroorzaker kan aanwijzen.

Complete werkoverdracht en instructie

Het lijkt zo gemakkelijk om gewoon maar lukraak vragen te stellen aan collega’s wanneer het ons uitkomt. Beter is het om, zeker bij de hiervoor genoemde functies, op gezette tijden vragen te bespreken. Zo maken deze medewerkers veel minder kostbare fouten die voortkomen uit te veel afleiding door het beantwoorden van ad hoc vragen. Leer jouw team dat ze ook kritisch nadenken over het stellen van vragen, anders dan tijdens werkoverleg, instructie of overdracht van werkzaamheden. Concentreer vragen en uitleg in dit soort momenten in plaats van dat medewerkers elkaar continu vragen kunnen stellen. Dus is het beter om meer tijd te investeren in werkoverdracht en het doornemen van een order, dan hier ogenschijnlijk op te besparen waardoor (later) veel tijd verloren gaat aan vragen en uitleg achteraf.

Concentreer vragen en uitleg in vaste momenten, in plaats van dat medewerkers elkaar continu vragen kunnen stellen.

Vergelijk jouw bedrijf met ons Winstlekkage-rapport

Met ons doorlopende onderzoek naar winstlekkage in het MKB, volgen we wat bij ondernemers de belangrijkste oorzaken van winstlekkage zijn. Download vandaag nog de nieuwste versie. Het geeft jou meteen ideeën over waar het mogelijk in jouw bedrijf beter kan. Het rapport geeft natuurlijk een weergave van de gemiddelden uit ons onderzoek en zou jij graag de werkelijke bedragen voor jouw bedrijf willen bepalen? Maak dan een kennismakingsafspraak met één van de persoonlijke bedrijfsadviseurs. Dan neemt deze meteen een exemplaar van het onderzoek voor jou mee.

Download het Winstlekkage-onderzoek  Maak vrijblijvend kennis