Tijdens een workshop bij een klant kwam de wens naar voren om de gehele CRM en orderadministratie te vernieuwen. Innovatie rondom bedrijfssoftware heeft alles behalve stilgelegen de laatste jaren. Het is daarom raadzaam om je goed te laten voorlichten. Als oud-directeur van ons familiebedrijf weet ik welke fouten je kan maken bij het selecteren van de juiste software en vooral met de implementatie ervan.

Ik besloot om de consultancyuren zelf te maken. Dat bleek een kapitale fout te zijn!

Maatwerkpakket

Een aantal jaren geleden kochten we voor ons bedrijf een branchegericht ERP-pakket. We hadden de nodige eisen en wensen, waardoor er maatwerk geleverd moest worden. In eerste instantie werden er in de offerte 750 consultancyuren gebudgetteerd, dat gelijk stond aan 60.000 euro. De aanschaf van het gehele pakket had eenzelfde prijs en de som van deze twee componenten oversteeg ruimschoots ons budget. Ik besloot om de consultancyuren zelf te maken. Dat bleek een kapitale fout te zijn!

Een goed initiatief pakte anders uit

Onze kantoormedewerkers konden naar mijn mening geen tijd vrijmaken om mee te helpen bij de inrichting van het nieuwe ERP-pakket. Ik besloot om zelf die extra uren te gaan maken, dan had niemand ‘last’ van het extra werk dat dit project met zich meebracht. In die tijd werkte ik al zestig uur en al snel kwam daar veertig uur bij. Zo stoer als ik was beet ik me vast en heb maandenlang diezelfde uren gewerkt. Ik zag mijn vrouw en jonge kinderen nauwelijks meer, maar kreeg het wel voor elkaar! Na acht maanden ploeteren kon het totaal verbouwde ERP-pakket gaan testdraaien. Een maand later zouden we live gaan.

Apetrots was ik, want ik had dat toch maar eventjes gedaan. Maar tijdens het testdraaien werkte ik nog steeds honderd uur per week, want de kinderziekten moesten eruit. En alleen ik kende de software van binnen en buiten. Ondertussen werden onze medewerkers niet erg blij van de nieuwe software; zij moesten het nog leren kennen. Ook na de nodige trainingen bleek het gebruik van de software complex. Dit komt omdat we nou eenmaal een complex product maken.

Betrek je team bij de ontwikkeling en implementatie van nieuwe software

Tijdens de eerste maanden dat we live waren met de nieuwe software bleef ik nog steeds die honderd uur per week maken. De trots die ik had dat IK die software aan de praat had gekregen ging inmiddels over op enorme spijt. Niet vanwege de nieuwe software, die verschaft ons nog steeds een schat aan informatie waardoor het bedrijf beter aan te sturen is. Had ik dit traject echter SAMEN met de medewerkers doorlopen, dan hadden zij er geen  heel jaar over gedaan om de werkzaamheden rondom de order- en productieadministratie eigen te maken en had ik niet maandenlang veel te veel uren gemaakt. Kortom; mijn medewerkers hadden van grote toegevoegde waarde kunnen zijn als ik ze bij de aanschaf en vooral de implementatie betrokken had.

Een belangrijke succesfactor van ons bedrijfsverbetertraject, is de directe samenwerking met de teams van onze opdrachtgevers. De Thexton Armstrong adviseurs begeleiden jou en jouw ICT expert niet alleen bij het selecteren van de juiste software, maar ook bij het proces van implementatie.. Zo blijven we gezamenlijk volgen of de gekozen software inderdaad bijdraagt aan een beter bedrijfsresultaat.  

Download de whitepaper