Vergaderingen kosten te veel tijd, geld en energie. Ze gaan vaak ten koste van de mogelijkheden om echt belangrijke zaken voor elkaar te krijgen. In deze blog geven we u de zeven redenen waarom dit zo is en tips om minder geld, tijd en energie te verspillen.

Om te beginnen: "de olifant in de kamer", het probleem dat iedereen ziet, maar niet wordt benoemd: vergaderingen kunnen enorm duur zijn. Tel in de volgende vergadering die u bijwoont, de uurtarieven van de aanwezigen eens op. Stelt u zich vervolgens voor – niet zo moeilijk als u MKB-ondernemer bent – dat u straks de factuur voor deze vergadering moet betalen. Laat u deze meeting dan nog een keer doorgaan? En bedenk u dan eens hoeveel omzet en/of winst de aanwezigen in dezelfde tijd kunnen realiseren. Dus: hoeveel hadden u en uw medewerkers kunnen doen in de tijd dat u zat te vergaderen?

Begrijp me niet verkeerd, vergaderen is soms noodzakelijk. Maar elke vergadering die niet direct omzet of kostenbesparing oplevert – in de vorm van een besluit of actiepunten – is een verspilling van kostbare tijd.

Hoeveel hadden u en uw medewerkers kunnen doen in de tijd dat u zat te vergaderen?

Dit is helemaal het geval, wanneer:

1. ‘Informatie’ of ‘informeren’ op de agenda staat.
Review, discussie, of samenvatting dekken ook de lading. De enige agendapunten die u nodig hebt, zijn punten als 'vaststellen productiedatum', 'leverancier selecteren voor…' of 'besluit tot investering in…' of iets dergelijks, zolang ze maar gericht zijn op een beslissing door de groep.

2. De vergadering een standaardlengte heeft.
De meeste agenda's hebben standaardlengtes voor afspraken; 30 minuten, een uur. We verwachten ronde cijfers, ook voor vergaderingen, dus wordt er van uitgegaan dat de vergadering duurt van negen tot tien uur. Zelfs als het besluit binnen tien minuten genomen kan worden. Wat gebeurt er vervolgens te vaak? De tijd wordt gevuld. Wat was uw laatste vergadering die ruim binnen de tijd klaar was én de deelnemers weer andere taken gingen uitvoeren?

Plan dus van tevoren hoeveel tijd de vergadering mag innemen op basis van wat u wilt bereiken. Als u maar tien minuten nodig heeft, plan dan tien minuten en houdt u er aan.

3. Mensen te laat komen.
Het gebeurt elke keer. Sommigen komen te vroeg. Ze kletsen wat terwijl de rest binnendruppelt. Het is tijd om te starten, maar nog niet iedereen is er. Dus wacht u. Als het tijd is om te beginnen, begin dan. Zo voorkomt u verspilde tijd. U vindt het immers ook niet goed dat werknemers die te laat komen wel op tijd naar huis gaan.

Als het tijd is om te beginnen, begin dan. Zo voorkomt u verspilde tijd.

4. Mensen toegestaan wordt om 'hardop te denken'.
Als iemand in een vergadering zegt: "ik denk maar even hardop…", zou deze persoon uit de kamer gezet moeten worden. Meteen. Waarom? Omdat hij of zij naar de vergadering moet komen met concrete ideeën, gebaseerd op de agenda de informatie die u voorafgaand allemaal heeft gekregen. Dit geldt natuurlijk niet voor een brainstorm, dat is een andere meeting met een specifiek doel. Maar anders mag u verwachten dat mensen zijn voorbereid en met ideeën komen. Degene die dat nalaat, zou niet moeten meedoen.

5. Uitvoerders van acties niet vastgelegd zijn.
Geweldige vergaderingen resulteren in besluiten, maar een besluit moet wel uitgevoerd en bewaakt worden. Leg dus vast wat, wie en wanneer. Een actiepunt zonder één (!) duidelijke eigenaar wordt al snel 'iemand anders verantwoordelijkheid', hetgeen vaak eindigt als 'niemands verantwoordelijkheid'. Ook wanneer het actiepunt voor alle aanwezigen geldt, benoemt u één iemand die bewaakt dat iedereen het actiepunt echt uitvoert.

6. Een lange samenvatting wordt gegeven.
Als u een lange vergadering wil met onvoorbereide deelnemers, is dit de manier. 
Zorg ervoor dat die 'verhalen' van tevoren verstuurd zijn, zodat iedereen voorbereid is. De enige samenvatting die in een vergadering aan de orde is, is de lijst van acties en besluiten. Leg vast wat er besloten is, wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer het klaar moet zijn. Verder niets.

De beruchte notulen kunnen ook achterwege blijven. Als u mensen wilt informeren over wat besloten is, hoet u de opgeschreven discussie niet mee te sturen. De beslissingen briefen is voldoende.

Leg vast wat er besloten is, wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer het klaar moet zijn.

7. Het doel van de vergadering is om 'teamvorming te stimuleren'.
Teamleden moeten goed samen kunnen werken, maar hoeven niet per se elkaars beste vrienden te zijn. De meest vruchtbare en plezierige werkrelaties worden bereikt wanneer mensen samenwerken richting een doel, waarbij iedereen zijn of haar bijdrage levert, zich aan de afspraken houdt en acties uitvoert.

Haal meer uit uw personeel
Vergaderen beïnvloedt de productiviteit en effectiviteit van het team, terwijl uw team een belangrijke drijver is om uw onderneming te laten groeien. Wilt u weten hoe u uw medewerkers kunt inzetten voor het beste resultaat? Lees dan onze whitepaper 'Haal meer uit uw personeel.'

 

New Call-to-action