Als u meer uit uw bedrijf wilt halen, hebt u ook ICT-oplossingen nodig. Vraagt dat in uw bedrijf ook om een expert die u kan behoeden voor hogere kosten, falende implementaties en niet behaalde deadlines? Hebt u een ICT-project in de steigers staan? Dan volgen hier 5 tips om van ICT als last, een lust te maken.

  1. Integreer uw ICT-project in uw grotere doel

Wanneer een ICT-project los staat van de processen in uw bedrijf, is het lastiger om succes te realiseren. Wanneer u met uw team bijvoorbeeld aan een nieuwe website werkt, zonder dat dit onderdeel is van een totaal marketingplan, is het moeilijk om optimale efficiëntie en effectiviteit te garanderen.  

Belangrijke vragen die u uzelf daarom vooraf moet stellen:

  • Wat is uw aanleiding om een ICT-project te starten?
  • Maakt het onderdeel uit van een groter doel/plan van uw bedrijf?
  • Wat moet er gebeuren binnen uw bedrijf (en daarbuiten) om dit project het gewenste succes te laten hebben?
  1. Houd het overzichtelijk

U hebt niet alles in de hand. Houd daarom rekening met eventuele veranderingen gedurende de looptijd. Dat kunnen invloeden van buitenaf zijn, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, maar ook voortschrijdend inzicht binnen het bedrijf.

Deel de projecten op en/of maak de te realiseren doelen niet te groot. Daardoor is de looptijd korter, de kans op tussentijdse veranderingen kleiner en de kans dat een (deel)project succesvol is groter. Bovendien is er dan eerder ruimte om na de eerste oplevering aanvullende wensen en eisen in te willigen.

Deelname creëert draagvlak.

  1. Werk samen met betrokkenen

Welke partijen krijgen met de veranderingen te maken? Klanten, leveranciers of medewerkers? Inventariseer verwachtingen in een vroeg stadium en betrek ze bij het hele proces. Laat ze meedenken over en meewerken aan uw ICT-project.

De praktische haalbaarheid zal hierdoor worden vergroot en de acceptatie zal soepeler verlopen. Puur de knop van het nieuwe systeem omzetten, geeft alleen het gewenste effect wanneer betrokkenen aan de keuze of ontwikkeling en implementatie meegewerkt hebben. Deelname creëert draagvlak, waardoor het systeem sneller en beter gebruikt gaat worden met sneller resultaat.

  1. Haal relevante kennis in huis

Ontwikkelingen in de ICT-wereld gaan snel. Als u er niet dagelijks mee bezig bent, is het logisch dat u niet op de hoogte bent van alle oplossingen. Betrek er daarom een externe deskundige bij, die objectieve informatie kan leveren over de (on)mogelijkheden.

Het gaat vaak om maatwerk, ook al neemt u een ‘standaard’-systeem af.

Vergelijk bovendien voorstellen van meerdere leveranciers en ga in zee met een leverancier die uw vraag goed begrijpt en er ervaring mee heeft. Het gaat vaak om maatwerk, ook al neemt u een ‘standaard’-systeem af. Eerder opgedane ervaring van de leverancier heeft meestal een gunstig effect op prijs, kwaliteit en levertijd.

  1. Anticipeer op onverwachte kosten

Het is belangrijk om voor de start van een ICT-project een duidelijke kosten-batenanalyse en risicoanalyse te maken. Kijk bij kosten niet alleen naar de directe projectkosten, maar ook naar kosten voor training, aanschaf van middelen en het onderhoud.

Wat kost het als we niets doen?

Denk ook aan kosten voor verdere softwareontwikkeling en updates, back-ups, vervanging van computers, scanners of voor ondersteuning als er zich problemen voordoen. Interessant is ook het antwoord op de vraag ‘Wat kost het als we niets doen?’.

Maak ICT tot een lust

Het is belangrijk om uit te zoeken op welke manier de voordelen gerealiseerd kunnen worden en wie verantwoordelijk is voor het realiseren hiervan wanneer het ICT-project is afgerond.

Door dit tijdig af te wegen, neemt u weloverwogen de beslissing om van ICT een lust voor uw bedrijf te maken, of u nu de bedrijfskosten wilt reduceren door efficiënter te werken of de omzet wilt vergroten door meer klanten te bedienen.

Wilt u meer weten over hoe u meer uit uw eigen bedrijf kunt halen? Lees dan het e-book 'Ondernemer: u hoeft er niet alleen voor te staan' en lees wat een bedrijfsadviseur voor uw onderneming kan betekenen..

New Call-to-action