De zomervakantie is het moment waarop u als ondernemer eens goed kan bijkomen van een heel jaar hard werken in en aan uw bedrijf. Even helemaal weg, loskomen van de dagelijkse werkzaamheden en de zaak overlaten aan uw personeel. Maar, hoe treft u uw bedrijf aan ná de vakantie en komt u wel toe aan het uitrusten?

Als ondernemer bent u het hele jaar druk met het creëren van aanvragen, het managen van opdrachten en het verwerken van de papierwinkel die ermee gepaard gaat. Wanneer deze processen tijdens uw afwezigheid vloeiend blijven lopen, hoeft u zich geen zorgen te maken. Toch lekt er in die tussentijd vaak ongemerkt winst weg. En probeer dan nog eens te ontspannen tijdens die welverdiende vakantie…

Wat zijn de mogelijke oorzaken van die weglekkende winst? Hieronder noemen we 7 oorzaken van winstlekkage tijdens de vakantieperiode van ondernemers:

  1. Lakse leveranciers

Ook uw leveranciers hebben vakantie en draaien vaak slechts op halve kracht door. Het is daardoor niet zeker of ze op tijd blijven leveren en hun normale kwaliteitsniveaus halen. Wanneer de prestatie van uw leveranciers ondermaats wordt – iets dat helaas maar al te vaak voorkomt – dan heeft dat directe gevolgen voor uw eigen kwaliteit en productiviteit.

Hebben zij hun processen net zo goed voor elkaar als u?

In de kostprijs is vaak geen rekening gehouden met overurentoeslag

  1. Toename overuren (met toeslag)

In de huidige economische omstandigheden heeft bijna ieder bedrijf een goed gevulde orderportefeuille. Wij zien tegelijkertijd vaak dat tijdens de vakantieperiode de overuren enorm toenemen. Deze worden veelal met een toeslag uitbetaald, terwijl in de kostprijs mogelijk geen rekening is gehouden met deze overurentoeslag.

In hoeverre is in de huidige bezetting rekening gehouden met de vakantieperiode?

  1. Daling conversies

Wij zien dat tijdens de vakantieperiode de conversie van aanvraag naar offerte en opdracht drastisch daalt. Een oorzaak hiervoor kan zijn dat offertes minder kritisch gemaakt worden. Ook kan het zijn dat de opvolging van offertes minder structureel verloopt.

Kunnen alle aanvragen verwerkt worden tot offertes of orders?

Wanneer u de klant actief benadert, is de conversie tot wel 50% hoger

  1. Onnodig opdrachtverlies

Door alle drukte is er regelmatig geen tijd om de openstaande offertes na te bellen. Uit ons onderzoek blijkt dat wanneer u de klant actief benadert om de offerte te mogen omzetten in een opdracht, de conversie tot wel 50% hoger is.

Hoeveel ‘zekere’ opdrachten heeft u verloren doordat er simpelweg geen tijd was om (potentiële) klanten aandacht te geven?

  1. Vakantieorders te laat ingeboekt

Nieuwe opdrachten komen ook tijdens uw vakantie binnen. Het tijdig inboeken van de order is nu ook van belang. Is de planning niet up-to-date, dan kan de productie de order ook niet binnen de gestelde levertijd met de ‘vakantiecapaciteit’ verwerken. 

Moet er ingekocht worden? Kan de leverancier de gevraagde artikelen wel op tijd leveren? En moet er (ook) geproduceerd worden? Dat zijn vragen die allemaal beantwoord moeten worden om ook tijdens de vakantie een efficiënte planning te houden.

Heeft u er ook mee te maken dat tijdens vakantieperiodes betalingen langer duren?

  1. Leverstop door overschrijden kredietlimiet

Heeft u er ook mee te maken dat tijdens vakantieperiodes betalingen langer duren? Wij zien bij onze klanten dat leveranciers soms ineens een leverstop afkondigen, wanneer betalingen uitblijven en de openstaande posten ongemerkt boven de kredietlimiet zijn gekomen.

Worden in uw vakantie alle geleverde opdrachten ook direct gefactureerd? En hoe staat het met de inkoopfacturen? Worden ze ingeboekt en betaald binnen de gestelde betalingstermijnen?

  1. Liquiditeitsprobleem

Nog nét voor u op vakantie gaat, heeft u het hele inkoopboek nog eens bekeken en alle betalingen verwerkt. Deze gaan gewoon door, terwijl uw klanten nogal eens vergeten hetzelfde te doen. Wanneer er niet genoeg binnenkomt, omdat uw klanten vergeten zijn om uw rekening netjes binnen de gestelde betalingstermijn te voldoen, ontstaat er sneller dan u lief is een liquiditeitsprobleem.

Maakt u elke week/maand een liquiditeitsbegroting tot vier weken vooruit?

Onderzoek naar winstlekkage binnen het MKB

Bij Thexton Armstrong doen we doorlopend onderzoek naar winstlekkage binnen het MKB. In deze blog kwam een aantal veelvoorkomende oorzaken uit dit onderzoek aan bod. Wilt u het complete rapport eens doornemen en vergelijken met uw bedrijf? Neem dan contact op met één van mijn collega’s.

Neem contact op